Re: Du changement dans l'équipe chats

[Outch1001Chat'Docs]

Alexandra,

peux tu nous en dire plus sur ce que tu fais pour les novices comme moi qui viennent d'arriver, stp.

[AlexandraMiss NAC]

oui bien sûr excuse moi je viens de voir les messages ...

Pour chaque animal qui rentre à l'association (qui est pris en charge), il faut lui créer un dossier administratif comportant un certains nombre de documents :

- un certificat de cession pour tout animal
- le papier d'identification (fournit par Kristine en général)
- le contrat de FA (il peut y en avoir plusieurs quand l'animal change de FA)
- éventuellement contrat de réservation si il y a
- le contrat d'adoption qui doit être complet
- le chèque de caution pour la stérilisation de l'animal si celui ci ne part pas stérilisé
- justificatifs de domicile

Après se rajoute les compte-rendus de visite vétérinaire quand on te les fournit (c'est izidor sur le forum qui est chargé de les récupérer )

Ainsi que les attestations de changement de détenteur quand tu cèdes l'animal appartement à l'asso à l'adoptant.

Et les compte-rendu post-adoption à classer aussi quand ils te sont fournis dans le dossier.

ça fait un peu de paperasse ...

Il faut veiller à ce que chaque dossier soit complet et si il manque des documents les réclamer aux personnes concernées. Parfois il faut chercher un peu car on sait pas toujours d'où vient l'animal pris en charge et il faut demander aux responsables à qui s'adresser pour obtenir le certificat de cession par exemple.

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Bon hormis ce côté paperasse, il faut tenir à jour un registre informatique aussi où sont retranscrites toutes les informations concernant le chat :
- sa date d'entrée à l'asso
- la personne ou l'organisme qui cède l'animal
- son numéro de puce
- son sexe
- son type (chien ou chat)
- son nom
- son genre (type européen non LOOF noir par exemple)
- sa date de naissance
- sa date d'adoption
- coordonnées des adoptants
- numéros et mail des adoptants
- montant de l'adoption

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Il faut suivre les dossiers des chats qui partent à l'adoption non stérilisés aussi pour contacter les adoptants et savoir ce qu'il en est, les relancer si nécessaire et récupérer les certificats de stérilisations. Une fois le certificat de stérilisation récupéré ont renvoie leur chèque de caution par la poste.

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Et enfin il y a le compte SIEV sur lequel il faut vérifier et gérer tous les chats identifiés au nom de l'asso.
S'assurer qu'ils soient bien identifier et qu'ils arrivent bien sur le compte de la SIEV au nom de l'asso.
Vérifier que toutes les informations soient bonnes (date de naissance, que le chat est bien identifié en chat cela arrive qu'il soit mis en chien, etc.)
Et lorsque le moment est venue faire les changements de détenteur.


Voilà je pense avoir fait le tour

[macledaTourne en bourrique]

Ah oui quand même... et question probablement "bête" mais tout doit rester entre les mains d'une seule et même personne? le boulot, comme ça, paraît ...comment dire...énorme au regard du nombre de chats passant par BDS!

[AlexandraMiss NAC]

Il est sûr qu'il ne faut pas se leurrer cette tâche représente un "peu" de travail.

Elle est très importante et doit être bien tenue à jour.

La diviser on avait essayé avec Ella auparavant mais c'est pas facile car les informations sont divisés et le boulot peut-être fait en doublon du coup ... bref je dis pas que c'est pas faisable mais pas évident à faire je pense. Si il y a une chose qui pourrait être confier à quelqu'un d'autre se serait le suivit des stérilisations je pense et cela déchargerait une part de travail à la responsable papier

Toutes les tâches sont assez complémentaires et c'est comme un puzzle tout va ensemble.

Je pense que le plus dur c'est de s'adapter et de se rôder ... ensuite comme pour pleins de choses on finit par maîtriser.

Je prendrais le risque de comparer ça au permis de conduire ou monter à cheval ... au début on se dit c'est pas possible y'a trop de trucs à gérer, à faire attention et faire en même temps et puis au final on finit par y arriver

[Outch1001Chat'Docs]

Je vais réfléchir un peu mais cela m'intéresse, en plus mon homme (qui est comment dire... maniaque avec les papiers, c'est pas un comptable pour rien ) veux bien m'aider.
Après je viens juste d'arriver donc je ne sais pas si je suis la meilleure personne pour cette tâche.

[AlexandraMiss NAC]

Avec autant de bonne volonté je vois pas pourquoi cela ne conviendrait pas ta proposition

Je te laisse la réflexion pour quelques jours et si tu es toujours partante je pourrais venir te rencontrer pour t'expliquer un peu de vive voix et puis tu pourras prendre la relève quand tu te sentiras prête

Reste juste à obtenir l'aval de l'équipe

[Outch1001Chat'Docs]

Je suis toujours grandement intéressée !! Si l'équipe est ok, j'aimerai bien prendre le relai.

Par contre, je n'ai toujours pas envoyé mon adhésion, je la poste dès lundi, promis

[IzidorToujours très calme !]

Merci de ta proposition et de ta motivation. Je pense que tu seras contactée prochainement.

[Outch1001Chat'Docs]

De rien, cela me fait plaisir de pouvoir m'investir.

[AlexandraMiss NAC]

Si tu peux me transmettre par mp du coup tes coordonnées téléphoniques et ton adresse, on va se mettre en relation pour discuter et voir cela ensemble directement de vive voix

Merci de ta bonne volonté

[microbeHabitué]

et on continue

j’arrête tout investissement dans l'équipe chat.

il semblerais que dans le futur joy35 reprenne la gestion des fa chats.
pour les adoptions il faudra s'adresser a gwenn.


le temps que la transition se fasse je reste à bord du navire. la responsable de la section fera un topo quand la nouvelle organisation sera en place

[Outch1001Chat'Docs]

Bah dis donc, me dites pas que c'est moi qui vous fait fuir tout de même

[microbeHabitué]

comment tu as deviné?

[Outch1001Chat'Docs]

Sympa Izidor cela m'aurait fait plaisir de travailler avec toi, si l'équipe accepte que je prenne le relai d'Alexandra.

[KristineAccro au forum !]

toute la section est en pleine restructuration, tu es le bienvenue !
mais il faut une réunion pour tout mettre à plat !
donc pas des soucis nous aurons besoin de toi

[katia44Habitué]

Que se passe t'il donc? c'est une hémorragie!!!!!!!!!

[mopette69Hue cocotte !]

MOUAIS... Pas très engageant tout ça!

[IzidorToujours très calme !]

Sympa Izidor cela m'aurait fait plaisir de travailler avec toi, si l'équipe accepte que je prenne le relai d'Alexandra.

Euh moi, j'ai rien dit et je suis encore là moi!

[KristineAccro au forum !]

Super toujours là pour les loulous

[Outch1001Chat'Docs]

Je voulais dire microbe mais je ne sais pas pourquoi j'ai mis izidor il y a des jours comme cela où rien ne va plus...

[IzidorToujours très calme !]

c'est pas grave lol!

[Outch1001Chat'Docs]

A peine arrivée et je fais déjà des gaffes, cela promet

[triskell22Habitué]

Il faudra quand même faire le point, parce qu'à force on s'y perd......

[microbeHabitué]

Joy35 ne peut plus prendre la responsabilité des FA CHATS. On cherche donc toujours quelqu’un pour me remplacer

qui veut se lancer dans cette aventure?

[microbeHabitué]

alors pour vous donner une idée de ce qui est fait quand on est
responsable fa chat, je vous fais une petite liste (audrey j'ai repris
des trucs a toi ):

-répondre aux questions des fa (souvent sur le fonctionnement ) ce qui implique bien sur de maîtriser notre fonctionnement
- mettre le matériel chats à disposition des fa
-transférer les demandes de Co voit a macleda
-connaître les fa pour placer au mieux les chats en fa et répondre à leurs besoins
- travailler en équipe avec gwen, izidor, macleda et outch
- s informer très régulièrement (via le forum ds la majorité des cas ) de la vie du chat dans sa fa.
- suivre le suivi véto
-relancer les fa qui ne donnent pas trop de nouvelles et de photos de leur pensionnaire sur le forum
- créer et gérer les post des chats en fa
-répondre aux demandes des nouvelles fa et organiser les visites pré fa.
-
répondre aux demandes de potentiels adoptants (pour ça il faut bien
connaitre les chats de l'asso ainsi que le fonctionnement de
l'adoption), organiser les visites pré adoption
-transférer les demandes d'urgences (notamment celles de la boite mail ) a gwen
- gérer les changements de fa si besoin

alors alors a qui ça ne fait pas peur ????

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